Informacja RODO dla klientów i uczniów

1. Administrator

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

Generator umowy na stronie: dane wpisane do formularza są wykorzystywane lokalnie przez przeglądarkę w celu przygotowania dokumentu do wydruku/PDF. Szkoła otrzyma je dopiero wtedy, gdy Klient sam wyśle podpisany dokument e-mailem lub innym ustalonym kanałem. Nie służą do automatycznej rezerwacji zajęć.

• dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta, Uczestnika oraz — przy osobie małoletniej — rodzica lub opiekuna;
• informacje organizacyjne dotyczące kursu: grupa, poziom, harmonogram, frekwencja, komunikacja o zajęciach;
• informacje edukacyjne potrzebne do prowadzenia zajęć, np. wyniki diagnozy poziomu, prace i zadania, postępy oraz informacja zwrotna;
• dane rozliczeniowe, płatności, faktury i informacje wymagane przez przepisy rachunkowe/podatkowe;
• treść korespondencji i ustaleń związanych z umową;
• identyfikatory techniczne wykorzystywane w narzędziach do zajęć online lub zarządzania szkołą, w zakresie koniecznym do realizacji usługi;
• wizerunek, nagranie albo dane marketingowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje odrębna właściwa podstawa, w szczególności dobrowolna zgoda, jeśli jest wymagana.

3. Cele i podstawy prawne

• zawarcie i wykonanie umowy, organizacja zajęć, kontakt z Klientem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• obowiązki rachunkowe, podatkowe i inne obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• organizacja działalności, zapewnienie bezpieczeństwa, ustalanie i obrona roszczeń, dokumentowanie uzgodnień i jakości obsługi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie w jakim interes administratora nie jest nadrzędny wobec praw osoby;
• marketing, publikacja wizerunku lub inne działania fakultatywne — zgoda, gdy jest wymagana; zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.

Dane konieczne do zawarcia i wykonania kursu nie są przetwarzane na podstawie „zgody RODO”; ich podanie jest potrzebne do obsługi umowy. Zgody fakultatywne są oddzielne.

4. Dane dzieci

W przypadku małoletniego część danych przekazuje rodzic/opiekun w związku z organizacją nauki. Emma ogranicza zakres danych do potrzeb edukacyjnych, organizacyjnych, bezpieczeństwa i obowiązków prawnych. Wizerunek dziecka nie jest publikowany wyłącznie dlatego, że dziecko uczęszcza na zajęcia.

5. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być powierzane dostawcom niezbędnym do prowadzenia szkoły, np. dostawcy poczty i chmury, systemowi zarządzania szkołą, platformie wideokonferencyjnej, dostawcy księgowości/fakturowania lub wsparcia IT — tylko w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów lub przepisów.

Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego przez RODO, o ile jest wymagany.

6. Okres przechowywania

• dane związane z realizacją kursu — przez czas trwania umowy i okres potrzebny do jej rozliczenia;
• dokumentacja rozliczeniowa — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu odpowiednich terminów przedawnienia;
• dane oparte wyłącznie na zgodzie — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, z uwzględnieniem obowiązków dowodowych.

7. Prawa

W granicach RODO przysługują Ci prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Gdy podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Automatyczne decyzje

Emma English Club nie podejmuje wobec klientów i uczniów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie sprzedaje danych osobowych.